إعلان وظيفي: موظف مشتريات
مدة العقد: شهرين (قابلة للتجديد حسب التمويل)
الموقع: غزة – دير البلح
تاريخ البدء: في أقرب وقت ممكن
I. نبذة عن ACTED
ACTED هي منظمة غير حكومية دولية مسجلة في فرنسا. تتمثل رسالة ACTED في دعم الفئات الضعيفة المتضررة من الحروب والكوارث الطبيعية والأزمات الاقتصادية والاجتماعية، ومساعدتها على بناء مستقبل أفضل. بدأت ACTED أنشطتها في الأراضي الفلسطينية المحتلة في مايو 2007، وهي تنفذ حاليًا مشاريع في قطاعات إنسانية وتنموية متعددة بتمويل من جهات مانحة دولية، بهدف حماية الأسر الضعيفة وتعزيز منظمات المجتمع المدني في جميع أنحاء الأراضي الفلسطينية.
II. ملف الدولة
في الأراضي الفلسطينية المحتلة، تلتزم ACTED بتقديم المساعدات الإنسانية والتنمية طويلة الأمد. تسعى ACTED إلى تعزيز القدرات الاقتصادية للمجتمعات المحلية، ودعم منظمات المجتمع المدني، وتقديم المساعدات الطارئة لأكثر الفئات ضعفًا في المناطق الريفية بالضفة الغربية والقدس الشرقية وغزة.
III. ملف الوظيفة
1. إدارة المشتريات
- استلام ومراجعة ومعالجة أوامر الشراء (POs) من الإدارات المختلفة.
- إعداد طلبات عروض الأسعار (RFQs)، وجمع العروض، وإعداد مذكرة المشتريات وفق إجراءات ACTED.
- ضمان اختيار الموردين بشكل عادل وشفاف وفقًا لإرشادات المشتريات الخاصة بـ ACTED.
- إصدار أوامر الشراء وضمان تسليم البضائع والخدمات في الوقت المطلوب.
- إعداد وتوقيع نموذج استلام المخزون وشهادة الإنجاز.
- التنسيق مع فريق اللوجستيات لترتيب النقل والتخزين عند الحاجة.
2. إدارة الموردين وأبحاث السوق
- فحص وتقييم وتسجيل الموردين وفقًا لسياسات المشتريات الخاصة بـ ACTED.
- الحفاظ على تحديث قاعدة بيانات الموردين المعتمدين والمؤهلين مسبقًا.
- البحث النشط عن موردين جدد لتوسيع قاعدة الموردين وضمان أسعار تنافسية وجودة عالية.
- بناء علاقات عمل جيدة مع الموردين لضمان الموثوقية والأداء.
3. التوثيق والامتثال
- ضمان اكتمال جميع ملفات المشتريات (نسخ ورقية وإلكترونية) وتنظيمها وحفظها بشكل مناسب.
- تحديث أدوات تتبع المشتريات وقوائم الموردين.
- التأكد من توافق جميع عمليات المشتريات مع إجراءات ACTED الداخلية ولوائح المانحين.
- إعداد وثائق المشتريات للمراجعات الداخلية وفحوصات المانحين عند الطلب.
4. التنسيق والإبلاغ
- التنسيق المنتظم مع فرق البرامج واللوجستيات والإدارة لفهم احتياجات المشتريات وتحديد الأولويات.
- التنسيق مع قسم المالية للتحقق من بنود الميزانية وتوافر الأموال ومعالجة المدفوعات في الوقت المناسب.
- المتابعة على التحقق من الفواتير وضمان تقديم الوثائق المناسبة للمالية وتتبع حالة الدفع مع الموردين.
- المساهمة في تخطيط المشتريات بالتنسيق مع فرق البرامج لتفادي التأخير.
- إعداد تقارير المشتريات الأسبوعية والشهرية وتقديمها لضابط اللوجستيات الأول.
- المشاركة في اجتماعات التنسيق مع الإدارات الأخرى لتقديم تحديثات المشتريات ومعالجة أي قضايا مشتركة.
- تنبيه ضابط اللوجستيات الأول إلى أي تحديات أو مخاطر أو تأخيرات في المشتريات واقتراح الحلول المناسبة.
5. دعم المشتريات لأسطول المركبات والصيانة
- دعم تحديد وشراء قطع الغيار وخدمات الصيانة لأسطول مركبات ACTED.
- التأكد من أن طلبات المشتريات المتعلقة بالأسطول مبنية على احتياجات موثقة وخطط معتمدة.
- المتابعة على جودة وتسليم قطع الغيار والتنسيق مع الورش حسب الحاجة.
المؤهلات المطلوبة
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، المحاسبة، اللوجستيات، الدراسات الاجتماعية أو أي مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال ذي صلة.
- خبرة مثبتة في العمل مع المنظمات غير الحكومية أو المنظمات الدولية.
- دقة عالية والاهتمام بالتفاصيل.
- فهم قوي لإجراءات المشتريات والامتثال لمتطلبات المانحين.
- مهارات تفاوض وتقييم موردين جيدة.
- مهارات تواصل وعلاقات شخصية ممتازة.
- القدرة على تحديد الأولويات والعمل تحت الضغط.
- القدرة على حل المشكلات بشكل استباقي والعمل كجزء من فريق.
- مهارات تنظيمية وتوثيق قوية.
- إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس، وخاصة إكسل.
- إجادة جيدة للغتين العربية والإنجليزية (كتابةً ومحادثةً).
IV. تقديم الطلبات
يُدعى المرشحون المهتمون إلى تقديم طلباتهم في موعد أقصاه 26 أكتوبر 2025 من خلال الرابط أدناه:
تقديم الطلب عبر الإنترنت
ستقوم لجنة الاختيار بمراجعة الطلبات فور استلامها. يجب أن يستوفي جميع المتقدمين الحد الأدنى من المتطلبات المذكورة أعلاه، ولن يُنظر في طلبات من لا يستوفون هذه المتطلبات.
سيتم الاتصال بالمرشحين المدرجين في القائمة القصيرة فقط لإجراء المقابلة. لن يتم الرد على الاستفسارات الهاتفية.
تلتزم ACTED بنهج عدم التسامح مطلقًا مع الاستغلال الجنسي، والاعتداء الجنسي، والتحرش الجنسي (SEAH)، وتضمن توظيف الأشخاص الذين يشاركون قيمها ويظهرونها. سيتم خضوع جميع المرشحين لفحوصات مرجعية وتحقق وفقًا للمتطلبات القانونية. وسيُطلب من أي مرشح يُعرض عليه وظيفة التوقيع على مدونة قواعد السلوك الخاصة بـ ACTED والسياسات ذات الصلة كجزء من عقد العمل.