مطلوب اداري /ة - جمعية المستقبل الخيرية
خلفية عن المؤسسة : جمعية المستقبل الخيرية مؤسسة غير حكومية مسجلة لدى وزارة الداخلية الفلسطينية وتحمل شهادة تسجيل رقم 7696 أنشئت عام 2006 ومسجلة لدى وزارة الشؤون الاجتماعية برقم 9070 , تعمل على تفعيل دور النساء والشباب والأطفال وكبار السن وذوي الاحتياجات ودمجهم في مجتمعاتهم في إطار مجتمع ديمقراطي يتبني العدالة الاجتماعية وتكافؤ الفرص من خلال برامج تنموية في كافة المجالات التنموية و الاجتماعية والتعليمية، وتأهيلهم ليكونوا قوة فاعلة ومستدامة في المجتمع الفلسطيني وذلك من خلال التوجهات الاستراتيجية التي تعمل عليها الجمعية و تشمل ، المشاركة المجتمعية وحرية التعبير عن الرأي والتمكين الاقتصادي للشباب ، تنمية وتطوير قدرات شرائح المجتمع المختلفة للمساهمة في تحقيق التنمية البشرية والمجتمعية , تعزيز مبادئ الديمقراطية و حقوق الإنسان والنزاهة، التدريب وبناء القدرات، تمكين النساء المهمشات اقتصادياً واجتماعياً وحقوقياً , استثمار الخبرات والقدرات لكبار السن من خلال تعزيز مشاركتهم المجتمعية , تخفيف حدة الفقر للعائلات الفقيرة والتشبيك والمناصرة مع الأطراف ذوي العلاقة .
- عنوان المنصب: اداري /ة – دوام جزئي او كامل.
- عدد الوظائف المطلوب: حسب الحاجة
- نطاق العمل الجغرافي: محافظة خانيونس جمعية المستقبل الخيرية بني سهيلا – شارع الساقية – حي ابو سبت او أي فرع او مكان حسب التكليف.
- تاريخ بداية العقد: في أسرع وقت ممكن.
- مدة العقد : حسب الحاجة
- طبيعة دوام العمل: دوام كامل بمعدل (48) ساعة أسبوعياً، مع احتمالية العمل أيام الجمعة أو خارج ساعات العمل المتعارف عليها في حال تطلب العمل واحتياجات الفئة في حالات استثنائية إذا لزم الأمر.
- المسؤول المباشر: منسق وحدة الشئون الإدارية والمالية مدير البرامج او المدير التنفيذي.
- المسؤوليات الإشرافية: اداري/ة حسب الوصف الوظيفي.
ملخص الوظيفة
تنفيذ الخطط والتعليمات، وتنظيم وإدارة الشؤون الخاصة بالمؤسسة، ومساعدة المدير التنفيذي ومجلس الادارة في الشؤون الإدارية والمالية اليومية واي مهام اخري حسب المشاريع.
*المهام والمسؤوليات الرئيسية
- معالجة ومتابعة بريد المؤسسة والاتصالات الهاتفية.
- تطوير إدارة الشؤون المالية والإدارية والمشاركة في وضع الخطط المالية والإدارية ورسم السياسات والإجراءات
- اللازمة لتسير العمل بما يحقق أهداف الجمعية.
- إعداد المراسلات والتقارير.
- تنظيم الاجتماعات والجوانب الإدارية لنشاطات المؤسسة من ورشات وندوات ومؤتمرات.
- تنظيم مواعيد المدير التنفيذي واستقبال زوار المؤسسة.
- التسجيل والرقابة على الاصول الثابتة الخاصة بالمؤسسة
- تنظيم محفوظات المؤسسة (الأرشيف) إلكترونيًا وورقيًا.
- المساعدة في عملية تقييم أداء الموظفين والاحتفاظ بملفاتهم والإشراف على برامج تطوير الموظفين
- متابعة حضور وانصراف الموظفين وتقديم الكشوفات الشهرية للإدارة.
- إعداد الإحصائيات والتقارير الخاصة بالإدارة والشؤون الإدارية والمالية.
- متابعة شؤون الموارد البشرية والمالية، وإدارة الأمور اللوجستية للمؤسسة.
- تغذية الموقع الإلكتروني للمؤسسة بالمواد الاعلامية
- المساهمة في تسجيل العمليات المحاسبية والمالية المختلفة والقيام بعملية ادارة وضبط الموازنة.
- توثيق وأرشفة المعاملات المالية الخاصة بالمشاريع حسب الأنظمة والقوانين المعمول بها في المؤسسة وبما يتفق وسياسات الممول.
- متابعة المشتريات والرقابة على الأداء والتأكد من اتباعها الأنظمة والتعليمات المعتمدة
- الالتزام بأساسيات ومبادئ جمعية المستقبل الخيرية
- متابعة والاشراف لأي مهام بتكليف من المؤسسة للمشاريع المختلفة.
- الإشراف الفني والإداري على العمل في المؤسسة، وتقديم الدعم اللازم و الاشراف علي التدريبات من أجل بناء قدرات المستفيدين
- إدارة قواعد بيانات المستفيدين وضمان حمايتها وسرية المعلومات.
- إعداد الخطط والتقارير الدورية وتوثيق وأرشفة جميع أنشطة المشاريع والملفات والمخرجات
- التنسيق و تنفيذ وقيادة مجموعات وجلسات حسب المشاريع، ، والإشراف على مبادرات وأنشطة مجتمعية أخرى حسب الاقتضاء ووفقًا لاحتياجات المؤسسة.
- التنسيق والتشبيك مع المؤسسات ذات العلاقة ومزودي الخدمات وأصحاب المصلحة التي تساعد في تحقيق نتائج ومخرجات المشاريع.
- التبليغ ورصد أي معلومات ومعوقات أو تحديات تواجهه الأفراد والأنشطة في الميدان وعدم إخفاء أي معلومات تسبب الضرر للمؤسسة والمشاريع بجانب تقديم الحلول والبدائل
- المتابعة مع فريق الـ MEAL لإنجاز أي مهام تتعلق بقياس أو احتياجات ومتطلبات المؤسسة والمشاريع.
- متابعة التزام الموظفين بقواعد مدونات السلوك وسياسة الحماية والصون أو أي أنظمة وسياسات ذات علاقة بالعمل ومتطلبات المؤسسة وإدارة المشروع.
- متابعة توثيق وتدقيق سجلات حضور وانصراف الموظفين والفئات المستهدفة.
- ضمان الالتزام بمعايير الوقاية والسلامة وتنفيذ ورصد خطط الطوارئ في مواقع الأنشطة، بما في ذلك مراقبة النظافة ومعايير الوقاية من جائحة كورنا COVID19.
- المتابعة مع فريق الـ MEAL لإنجاز أي مهام تتعلق بقياس أو احتياجات ومتطلبات الانشطة و المشاريع.
- التبليغ ورصد أي معلومات ومعوقات أو تحديات تواجهه الأفراد والأنشطة في الميدان وعدم إخفاء أي معلومات تسبب الضرر للمشاريع بجانب تقديم الحلول والبدائل.
- أداء أي مهام أخرى ذات صلة يطلبها المدير التنفيذي او من ينوبه أو الجهات الشريكة للمؤسسة.
المؤهــلات العلميــة:
بكالوريوس إدارة أعمال أو العلوم الإنسانية أو اللغة الانجليزية أي تخصص ذات علاقة بطبيعة العمل من جامعة معترف بها.الكفاءات والمميزات الشخصية:
- العمل مع مجموعات متنوعة من الناس في بيئة متعددة الثقافات.
- الدبلوماسية والبراعة في فن التفاوض
- الدافع الذاتي والقدرة على العمل دون إشراف مستمر بدون تذمر وإحباط ونقل عدوى سلوكية سلبية للزملاء.
- قادرة على إعطاء الأولوية للعمل، متعددة المهام، وتلبية المواعيد النهائية وفق التخطيط والإدارة الجيدة.
- القدرة على بناء الفريق وإجادة فنون الاتصال والتواصل ولغة الجسد مع المحيط المهني والمجتمعي.
- القدرة والمساعدة في حل المشكلات اليومية والمساعدة في حلها بالطرق الإيجابية والمستنيرة.
- إتقان اللغتين العربيّة والانجليزية إتقانًا تامًا.
- امتلاك مهارات عالية في الكتابة بما فيها إعداد التقارير المالية والإداري
- يشترط ان يكون المتقدمين من سكان محافظة خانيونس
تَبِع جمعية المستقبل الخيرية سياسة عدم التسامح مطلقًا مع السلوك الذي لا يتوافق مع أهداف وغايات الجمعية، بما في ذلك الاستغلال والاعتداء الجنسيين، والتحرش الجنسي، وإساءة استخدام السلطة، والتمييز. كما تلتزم جمعية المستقبل الخيرية بمبادئ صارمة لحماية الطفل وكبار السن والمستضعفين وذوي الهمم . وبالتالي، سيخضع جميع المرشحين المختارين لفحوصات مرجعية وخلفية صارمة، ومن المتوقع أن يلتزموا بهذه المعايير والمبادئ.
آلية التقديم
آلية وكيفية التقديم لطلب الوظيفة:
علي من يجد/تجد في نفسه/نفسها الكفاءة المطلوبة تقديم الطلب من خلال الرابط التالي:
مع اهمية ارفاق التالي :-
رسالة الغلاف والتغطية لا تتجاوز (200 كلمة) بشكل ملزم وشرط أساسي لتقديم الطلب.
السيرة الذاتية المحدثة تتضمن ثلاثة معرفين يمكن التواصل والرجوع إليهم معهم تشمل (الاسم، المنصب، مكان العمل، رقم الجوال، الإيميل المتاح).
آخر موعد لتقديم الطلبات الخميس الموافق 09/02/2023، في موعد أقصاه الساعة الثالثة عصراً.
في حال حدوث أي مشاكل فنية في التسجيل يرجي الاتصال على جوال / 0598808919
لتقي اى شكاوي يرجي التواصل عبر البريد الالكتروني التالي : cfscompl2006@gmail.
تلتزم جمعية المستقبل الخيرية بالتنوع والإدماج في قوتها العاملة، وتشجع جميع المرشحين، بغض النظر عن الجنس والجنسية والخلفيات الدينية والعرقية، بما في ذلك الأشخاص ذوي الإعاقة ( ذوي الهمم ) ، على التقدم للانضمام إلى الجمعية ، وسوف يتم الاتصال فقط في قائمة المرشحين المختصرة ونعتذر سلفاً ممن لم يحالفهم الحظ.
ملاحظة / علي متقدم الانتباه اثناء التعبئة بتعبئة بيانات سليمة ودقيقة و المؤسسة غير مسئولة عن تقديم اي معلومات خاطئة وستعتمد ترتيب ملف الاكسل في الترتيب للتقدم للوظيفة