مساعد لوجستي ميداني - الشمال
I- خلفية عن منظمة ACTED
ACTED هي منظمة دولية غير حكومية مسجلة في فرنسا. تهدف ACTED إلى دعم السكان الضعفاء المتأثرين بالحروب، الكوارث الطبيعية و/أو الأزمات الاقتصادية والاجتماعية، ومرافقتهم لبناء مستقبل أفضل. بدأت ACTED أنشطتها في الأراضي الفلسطينية المحتلة في مايو 2007. تنفذ ACTED حالياً مشاريع تغطي عدة قطاعات إنسانية وتنموية بتمويل من مجموعة متنوعة من المانحين الدوليين، بهدف حماية الأسر الضعيفة وتعزيز منظمات المجتمع المدني في جميع أنحاء الأراضي الفلسطينية المحتلة. توفر ACTED بيئة عمل ديناميكية وصارمة وموجهة نحو المعرفة.
II- الملف القطري
في الأراضي الفلسطينية المحتلة، تلتزم ACTED بالمساعدة الإنسانية والتنمية طويلة الأجل. تسعى ACTED إلى تعزيز القدرات الاقتصادية للمجتمعات، وتوطيد منظمات المجتمع المدني، وتقديم المساعدة الطارئة للمجتمعات الريفية الأكثر ضعفاً في الضفة الغربية، القدس الشرقية وقطاع غزة. تسعى ACTED حالياً لتوظيف مساعد لوجستي ميداني لعملياتها الإنسانية في غزة.
“تعتمد ACTED سياسة عدم التسامح مطلقاً مع الاستغلال والإساءة والتحرش الجنسي، وتضمن توظيف من يشاركون ويظهرون قيمنا فقط. سيخضع جميع المرشحين لفحوصات مرجعية وفحوصات قانونية مرضية. سيوقع أي مرشح يتم اختياره على مدونة السلوك والسياسات ذات الصلة كجزء من عقد العمل. ويتوقع من جميع الموظفين الالتزام بالمعايير السلوكية المحددة في تلك الوثائق.”
III- الملف الوظيفي
المساعدة في إدارة المشتريات وسلسلة التوريد
- المساعدة في إدارة وتنسيق موارد سلسلة التوريد داخل المهمة.
- استلام ومعالجة نماذج الطلبات من مختلف الأقسام ضمن الإطار الزمني المطلوب.
- توزيع وجمع عروض الأسعار والمناقصات من الموردين/البائعين المحددين.
- ضمان تسليم المدفوعات من/إلى الموردين ومقدمي الخدمات.
- صياغة خطة لشراء العناصر المطلوبة من السوق.
- ضمان تسليم العناصر المشتراة إلى قواعد ACTED في الوقت المناسب.
- تطوير وتحديث متابعة الطلبات بشكل منتظم.
- ضمان تدفق المعلومات بشكل مناسب بين الأقسام والمكاتب الفرعية حتى التسليم النهائي.
- متابعة عمليات الشراء من خلال نظام تتبع الطلبات المحوسب.
- تحديث قاعدة بيانات الموردين بشكل منتظم.
- إجراء مسوحات سوق حسب الحاجة.
المشتريات المحلية (السيناريوهات A, B, C)
- ضمان الالتزام بإجراءات المشتريات الخاصة بـ ACTED.
- متابعة المشتريات المحلية لمكتب غزة.
- التنسيق مع مدير اللوجستيات لاعتماد عقود الشراء/الخدمات في السيناريو C.
- إكمال تتبع جميع المشتريات بشكل محوسب.
- المساعدة في إدارة عمليات المشتريات من استلام نموذج الطلب إلى التسليم النهائي (سند استلام/شهادة إتمام الخدمة).
- إعداد وجمع مستندات الشراء للدفع قبل تسليمها لقسم المالية.
المشتريات الوطنية (السيناريوهات D و E)
- ضمان الالتزام بإجراءات المشتريات الخاصة بـ ACTED.
- المساعدة في متابعة المشتريات لجميع مكاتب غزة (السيناريوهات D و E).
- المساعدة في اعتماد المناقصات الوطنية والدولية ومستندات الشراء حسب الحاجة ووفقاً للدليل اللوجستي.
- استكمال تتبع المشتريات بشكل محوسب.
- دعم إدارة المشتريات من استلام نموذج الطلب إلى التسليم النهائي (نموذج استلام المخزون/شهادة إتمام الخدمة).
- إعداد وتجميع مستندات الشراء للدفع قبل تسليمها إلى قسم المالية.
المساعدة في إدارة المخزون
- متابعة وتحديث سجلات جميع المخزونات الخاصة بالبرامج داخل المهمة.
- ضمان تخزين المخزونات في أماكن مغلقة وآمنة.
- إدارة عمليات الإدخال والإخراج للمخزونات.
- ضمان الالتزام بإجراءات إدارة المخزون.
- المساعدة في الرقابة الميدانية للمخزون تحت إشراف مسؤول اللوجستيات.
- المحاسبة عن جميع موجودات البرامج وغير البرامج في المكتب والمكاتب الفرعية.
- ضمان سلامة المخزونات والمواد.
- مراقبة حركة المواد/المخزون بين المستودعات.
- ضمان حفظ الوثائق عند الاستلام.
- إتمام تتبع العمليات اللوجستية المحوسبة وتقارير تسليم المخزون.
- إبلاغ مدير اللوجستيات بجميع الوثائق المتعلقة بالتسليم والمخزون.
المساعدة في إدارة الأصول
- ضمان الالتزام بإجراءات إدارة الأصول والممتلكات والمباني.
- حماية الأصول في أماكن تخزين مغلقة.
- تحديث والتحقق المنتظم من وثائق الأصول (بطاقات الأصول، استلام، إرجاع، نماذج صيانة، إلخ).
- فحص الأصول المرتجعة والإبلاغ في حال وجود أضرار أو أعطال.
- ضمان استكمال ملف الأصول بجميع المستندات المطلوبة.
- الاحتفاظ بنسخ ورقية محدثة من بطاقات وقوائم الأصول.
- ضمان وضع علامات واضحة على جميع الأصول المخزنة.
المساعدة في إدارة الأسطول
- العمل مع مسؤول اللوجستيات لتصميم وظيفة نقل مناسبة مدعومة بالموظفين والمعدات اللازمة.
- إدارة إمدادات الوقود والإشراف على إدارة التخزين بالموقع.
- تقييم وإدارة ومتابعة السائقين (جدول السائقين).
- إصدار طلبات الشراء لقطع غيار وصيانة المركبات.
- ضمان حمل جميع المركبات للوثائق المطلوبة وتحديثها باستمرار.
- إنشاء ملف لكل مركبة يحتوي على جميع الوثائق.
- إعداد تقارير أسبوعية وشهرية لإدارة النقل.
- تحديث نماذج الوقود/الحركة لكل مركبة وتسجيل ومراقبة استهلاك الوقود بدقة.
دعم قسم اللوجستيات والأرشفة
- دعم مدير اللوجستيات في الأنشطة اليومية.
- إدارة أرشفة القسم الورقية والإلكترونية.
- الحفاظ على أرشفة FLAT بناءً على أدوات المطابقة بين اللوجستيات والمالية.
- إدارة أرشفة قوائم التحقق (FLA 01، 02، 03).
- ضمان مسح وتنظيم جميع وثائق اللوجستيات حسب المشروع وOFU.
- المساعدة في المهام الإدارية، بما في ذلك الرد على المكالمات واستقبال الزوار وإرسال الفاكسات.
- أداء أي مهام أخرى ذات صلة بتكليف من مسؤول اللوجستيات أو مدير اللوجستيات.
IV- المؤهلات المطلوبة:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو المالية، أو أي مجال ذي صلة.
- سنة واحدة كحد أدنى من الخبرة في مجال ذي صلة.
- يفضل وجود خبرة في العمل مع المنظمات غير الحكومية أو الدولية.
- سلوك مهني ناضج، ومهارات تواصل ممتازة، والإبداع والمرونة، والقدرة على العمل ضمن فريق.
- مهارات حاسوبية خاصة ببرامج مايكروسوفت (وورد، إكسل، إلخ).
- إتقان ممتاز للغتين العربية والإنجليزية كتابة وتحدثاً.
V- آلية التقديم:
يُدعى المهتمون للتقديم من خلال الرابط أدناه في موعد أقصاه 20 يوليو 2025:
Acted - Area Logistics Assistant - North
ستقوم لجنة الاختيار بمراجعة جميع الطلبات فور استلامها. يجب أن يستوفي جميع المتقدمين الحد الأدنى من المتطلبات المذكورة أعلاه، ولن يتم النظر في الطلبات غير المستوفية.
سيتم التواصل فقط مع المرشحين المدرجين في القائمة المختصرة لإجراء مقابلة. لن يتم استقبال أي استفسارات هاتفية.
“نظرًا للحالة الطارئة والحاجة الماسة للوظيفة، قد يتم شغل الوظيفة قبل انتهاء موعد الإعلان.”