مساعد/ة شؤون موظفين (HR Assistant)
Premiere Urgence International - الإغاثة الأولية
الوصف الوظيفي
مكان العمل: رام الله
تاريخ البدء: في أقرب وقت ممكن
Première Urgence Internationale هي منظمة دولية فرنسية غير ربحية، غير سياسية، غير دينية وغير حكومية؛ تعمل في الأراضي الفلسطينية المحتلة منذ عام 2002. تنشط المنظمة في الضفة الغربية بما في ذلك القدس الشرقية وقطاع غزة. وتعمل في مجالات مختلفة مثل المأوى، الأمن الغذائي وسبل العيش، الزراعة، التراث، التعافي الاقتصادي والتراث الثقافي.
تركز استراتيجية المساعدات الإنسانية والتنموية لـ PUI على تقديم الدعم للسكان المتأثرين بالبيئة القسرية والانتهاكات اللاحقة للقانون الإنساني الدولي وقانون حقوق الإنسان في كل من الضفة الغربية وقطاع غزة. وتجمع بين عدة قطاعات للتدخل لمنع فقدان سبل العيش ونزوح السكان نتيجة تهديدات الحماية، ومعالجة نقص الخدمات (الصحة، التعليم، المياه والصرف الصحي)، ونقص الوصول إلى الأراضي الزراعية أو فرص العمل.
الهدف العام
سيعمل مساعد الموارد البشرية تحت إشراف منسق الموارد البشرية في مكتب التنسيق، ويوفر دعماً شاملاً للقواعد المختلفة. وتشمل المهام التوظيف، إدارة العقود، صيانة برنامج الموارد البشرية، والمهام الإدارية لضمان عمليات فعالة للموارد البشرية عبر البعثة.
المهام والمسؤوليات
- إدارة التوظيف ودمج الموظفين الجدد
- إدارة عقود/ملفات التوظيف
- ضمان الإدارة السليمة لبرنامج الموارد البشرية (HOMERE) والمهام المتعلقة به
- المشاركة في أنشطة قسم الموارد البشرية للبعثة
- الدعم الإداري والمهام الكتابية
- إدارة مخاطر الموارد البشرية
الأهداف المحددة والأنشطة المرتبطة
1- إدارة التوظيف ودمج الموظفين الجدد:
- تخطيط وتنسيق جميع أنشطة التوظيف.
- التعاون مع مديري التوظيف لتقييم احتياجات التوظيف الحالية والمستقبلية وتقديمها للموافقة.
- العمل كنقطة اتصال للموارد البشرية في عمليات التوظيف، وضمان الامتثال والشفافية.
- المشاركة الفعالة في احترام مراحل عملية التوظيف.
- تسجيل جميع ملفات المتقدمين في نموذج التوظيف، إجراء فرز مبدئي ثم إرسال جميع المستندات إلى القسم المعني.
- تنظيم اختبارات التوظيف، المقابلات، وفحوصات المراجع.
- التأكد من وجود جدول مقارنة للتوظيف موقع من المشاركين في المقابلات لكل عملية توظيف.
- أرشفة ملفات التوظيف بعد الانتهاء وإدارة عملية الدمج للموظفين الجدد.
- إدارة وصول الموظفين الجدد: إنشاء ملفات، التحقق من المستندات، استلام النماذج، إضافتهم للتأمين، تجهيز الأدوات المطلوبة مع قسم اللوجستيات.
- ضمان إيصال جميع المعلومات اللازمة وتوقيع الوثائق الإلزامية من قبل الموظفين الجدد وأرشفتها رقمياً وورقياً.
- التحقق من وثائق التوظيف المقدمة من القواعد والمطالبة بالعناصر الناقصة.
2- إدارة عقود العمل/الملفات:
- صياغة العقود للموظفين الجدد والتعديلات للموظفين الحاليين، ومتابعة توقيعها.
- إدارة دورة حياة العقود، بما في ذلك التجديدات والنهايات.
- إدارة وتحديث ملفات الموظفين المحليين.
- متابعة ملفات الموظفين الدوليين لضمان جمع وأرشفة البيانات اللازمة.
- متابعة وثائق التقييم من القواعد وضمان إتمامها في الوقت المناسب.
- جمع وثائق التقييم الأصلية وأرشفتها في ملف كل موظف.
- متابعة حالات الحوادث المهنية.
- التحقق من وثائق الموارد البشرية المقدمة من القواعد والمطالبة بالعناصر الناقصة.
إدارة خطة التدريب:
- جمع البيانات من المديرين ومنسقي الميدان وموظفي التنسيق لملء خطة التدريب السنوية.
- تحديث خطة التدريب بانتظام استناداً إلى التدريبات المنفذة، الملغاة أو المؤجلة.
- توفير نسخة نهائية من خطة التدريب في نهاية العام تشمل جميع الأنشطة التدريبية.
3- ضمان الإدارة السليمة لبرنامج الموارد البشرية (HOMERE):
- تحديث سجلات الموظفين في البرنامج.
- ضمان أرشفة رقمية دقيقة وكاملة لكل موظف.
- التحقق من البيانات المدخلة من قبل القواعد والمطالبة بالعناصر الناقصة.
- مراقبة تواريخ انتهاء العقود لجميع الموظفين.
- إجراء نسخ احتياطية منتظمة من البرنامج.
- إعداد التسويات النهائية عند انتهاء العقود.
إعداد الرواتب الشهرية:
- تحضير جميع مستندات الرواتب والمطالبة بالمعلومات الناقصة.
- التحقق من الإجازات وأيام المرض والإجازات الخاصة وإدخالها حسب اللوائح.
- إعداد السلف الشهرية للرواتب.
- إنتاج الرواتب استناداً إلى المتغيرات المستلمة.
- إعداد خطاب البنك وإرساله للمراجعة النهائية.
- طباعة إيصالات الرواتب وتوقيعها وأرشفتها ورقياً ورقمياً.
- المساعدة في عمليات احتساب الضرائب.
- ضمان أرشفة جميع مستندات الرواتب.
مراجعة وأرشفة جداول الدوام:
- جمع ومراجعة الجداول لجميع الموظفين وإدخالها في HOMERE.
- إدخال التوزيعات الافتراضية للموظفين غير المعنيين بالجداول.
- أرشفة الجداول والحضور لضمان الامتثال للسياسات.
4- المشاركة في أنشطة قسم الموارد البشرية:
- حضور اجتماعات قسم الموارد البشرية الشهرية.
- المشاركة في مناقشات الاستراتيجيات والسياسات والحوار الاجتماعي.
- المساعدة في إعداد وتحديث الهيكل التنظيمي.
- المساعدة في احتساب مخصصات البدلات.
5- الدعم الإداري والكتابي:
- إدارة المهام الإدارية مثل الطباعة وتوزيع الوثائق.
- تصنيف وأرشفة كافة مستندات الموارد البشرية.
- تنظيم الملفات الشخصية للموظفين.
- أرشفة ملفات الموظفين المنتهية عقودهم.
- طباعة الرسائل والتقارير والوثائق الإدارية الأخرى.
6- إدارة مخاطر الموارد البشرية:
- التعرف على المخاطر المحتملة وإبلاغ الإدارة عند الضرورة.
- المشاركة في إعداد ملفات الموارد البشرية للمراجعة والتقارير.
- نشر الوعي بسياسات الموارد البشرية.
- دعم عمليات الحوار الاجتماعي ومراقبة القوانين.
- مراقبة المواعيد النهائية بدقة.
- ضمان جودة الأرشفة الورقية والرقمية لكافة الوثائق.
- أداء أي مهام أخرى يكلف بها من قبل منسق الموارد البشرية.
متطلبات الوظيفة
المعرفة والمهارات المطلوبة
المؤهل العلمي: درجة البكالوريوس في إدارة الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو المجالات ذات الصلة.
الخبرة المهنية: سنتان كحد أدنى في منصب مشابه.
مفضل: خبرة في العمل الإنساني، أو الدولي.
اللغات
- مطلوب: الإنجليزية، العربية.
- مفضل: الفرنسية.
البرامج
- مطلوب: حزمة MS Office.
- مفضل: HOMERE.
الصفات الشخصية المطلوبة
- العمل بروح الفريق.
- الفعالية، احترام المواعيد النهائية.
- إدارة الضغط النفسي.
- الانفتاح والدبلوماسية.
- السرية.
- القدرة على ترتيب الأولويات.
- القدرة على العمل باستقلالية مع حس المسؤولية.
- المرونة والالتزام بالقيم الإنسانية.
- تنظيم عبء العمل.
- امتلاك رخصة قيادة سارية.
تفاصيل الوظيفة
- المسمى الوظيفي: مساعد/ة شؤون موظفين
- آخر موعد للتقديم: 15 يوليو 2025
- الموقع: رام الله والبيرة
- طبيعة العمل: مكتبي أو ميداني
- نوع الوظيفة: دوام كامل
- المستوى المهني: إداري / إشرافي
- الراتب: غير معلن
- الدرجة العلمية: البكالوريوس
- الخبرة: سنتان
- التصنيف: الإدارة والأعمال
آلية التقديم
توفر PUI بيئة عمل تعكس قيم النزاهة، التنوع والمساواة بين الجنسين. لذلك، نشجع بشدة تقديم الطلبات من النساء والمجموعات الاجتماعية والثقافية الممثلة تمثيلاً ناقصاً، خصوصاً الأشخاص ذوي الإعاقة وسكان المجتمعات المتأثرة بشدة بالعنف المرتبط بالاحتلال.
جميع موظفي PUI يلتزمون بالقيم والمبادئ المدرجة في ميثاق السلوك والسياسات، بما في ذلك سياسة الحماية من الاستغلال والإساءة وسياسة حماية الطفل.
إذا كنت تعتقد أنك المرشح المناسب، يرجى اتباع الخطوتين الإلزاميتين:
- يرجى تعبئة النموذج عبر الرابط التالي:
HR ASSISTANT – APPLICATION FORM - بالإضافة إلى ذلك، يرجى إرسال رسالة تغطية وسيرة ذاتية مفصلة قبل يوم الثلاثاء 15 يوليو 2025 على البريد الإلكتروني التالي:
hr@premiere-urgence-pal.org
يرجى ذكر عنوان الوظيفة "HR Assistant" في عنوان البريد الإلكتروني. الطلبات غير المكتملة لن تؤخذ بعين الاعتبار. سيتم التواصل فقط مع المرشحين المدرجين في القائمة القصيرة.